Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Rekisterinpitäjä

RJ-Kuntoiluseteli Oy
Hovioikeudenpuistikko 23 B
65100 VAASA
Y-tunnus: 1965186-6

Rekisterin nimi

RJ-Kuntoiluseteli Oy:n asiakasrekisteri

Yhteydenotot

Rekisterinpitäjän sähköpostiosoite: [email protected]

Rekisterin käyttötarkoitus

• Tietojen käsittely perustuu käsittelyn yleisten edellytysten osalta henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 1, 2, 5 ja 7 kohtiin. Henkilötietoja käsitellään ja RJ-Kuntoiluseteli Oy:n asiakasrekisteriä ylläpidetään:
• Tyky-maksuvälineiden ja niihin kiinteästi liittyvien palvelujen tilaamista, toimittamista, laskutusta ja asiakassuhteen hoitamista varten
• Tyky-maksuvälineitä saavien edunsaajien tunnistamiseen ja palvelusuhteen hoitamiseen
• Nimettyjen Tyky-Kuntoseteleiden toimittamiseen edunsaajille
• Kohdentamisjärjestelmän ylläpitämiseksi. Edun verovapauden edellytys on, että palvelutarjoajalla on mahdollisuus tarkistaa edunsaajan henkilöllisyys. Tämä perustuu veroviranomaisen vaatimukseen siitä, että henkilöstöedut ovat henkilökohtaisia ja voidaan varmistaa olevan edunsaaja, jolle etu on alun perin luovutettu. Tämän tehostamiseksi voi työnantaja toimittaa jaettujen setelien kohdentamislistauksen RJ-Kuntoiluseteli Oy:lle,josta nimitiedot ovat tarkistettavissa saatavilla.
• Asiakaspalvelun takaamiseksi sekä lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten mukaisten velvoitteiden hoitamiseksi.
• Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi sekä tietoturvallisuuden varmistamiseksi.

RJ-Kuntoiluseteli Oy:llä on oikeus käyttää edunsaajan tietoja palveluihin liittyvään tiedotukseen, palveluiden toteuttamiseen, ylläpitoon ja hoitoon. RJ-Kuntoiluseteli Oy ei luovuta tietoja kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.

Rekisterin tietosisältö

Tunnistetiedot ovat joko edunsaajiksi ilmoittautuvien itsensä antamia tai työnantajan edun toimitusta ja hallinnointia varten luovuttamia.

• Etu- ja sukunimi
• Muut asiakkaan palveluihin liittyvät toimitustiedot
  • matkapuhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • tunnistetiedot omalle tilille (esim. käyttäjätunnus, vain sähköisissä Tyky-maksuvälineissä)
• Muut tiedot:
  • palvelumaksutiedot (tapahtumahistoria, vain sähköisissä Tyky-maksuvälineissä)
• Mahdolliset työnantajan sähköisen edun hallinnointia varten vaatimat tiedot (työnantajan päätettävissä, tiedot ei vaadittuja palvelun toimittamisen kannalta):
  • Valokuva
  • Yksikkö
  • Työsuhteen luonne (määräaikainen, vakituinen)
  • Muu tunnistetieto, työnantajan edellyttämänä (esim. yrityksessä käytettävä henkilönumero, kustannuspaikka jne)

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin syntyy tietoa sekä rekisteröityjen itsensä ilmoittamana, työnantajan ilmoittamana että rekisterinpitäjän ylläpitämän maksuliiketoiminnan kautta (palvelumaksutiedot).

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan seuraavasti:

• Osa edunsaajista ilmoittautuu edunsaajiksi ja tallettaa edun toimitusta varten vaaditut tiedot ilmoittautumisjärjestelmään. Tiedot ovat työnantajan käytössä edun tarjoamisen yhteydessä
• Sähköisen Tyky-maksuvälineen käytössä etu- ja sukunimitiedot sekä työnantaja (myös valokuva niissä tapauksissa, joissa kuvatunnistaminen on käyttöönotettu) ovat palveluntarjoajan saatavilla maksusuorituksen yhteydessä. Tarvittaessa palveluntarjoaja voi tarkistaa edunsaajan nimitiedot ja verrata sitä käyttäjän kuvalliseen henkilöllisyystodistukseen.
• Työnantajat näkevät edunsaajien tilien saldotiedot ja käytönmukaisessa jälkilaskutuksessa käytettyjen saldojen määrän. Työnantaja seuraa raportteja itse omassa hallinnoinnissaan.
• Edunsaajan tietoja voidaan luovuttaa tilaamista, toimittamista, laskutusta ja asiakassuhteen hoitamista varten RJ-Kuntoiluseteli Oy:n kanssa samaan konserniin kuuluvalle yhtiölle ja sopimuksen tehneille alihankkijoille
• Tietoja voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa tuomioistuimelle, poliisille tai ulosottoviranomaiselle.

Rekisterin suojaaminen

Manuaalinen aineisto
RJ-Kuntoiluseteli Oy ei käsittele eikä tallenna aineistoa manuaalisesti. Tietojärjestelmistä otetut, henkilötietoja sisältävät raportit esimerkiksi edun toimitusta varten käsitellään ja hävitetään tietoturvapolitiikan mukaisesti.

Tietohallinnossa käsiteltävät tiedot
Rekisteri on niiden RJ-Kuntoiluseteli Oy:n henkilökuntaan kuuluvien käytössä, joiden tehtäviin kuuluu rekisterin tarkoituksen mukaiset tehtävät. RJ-Kuntoiluseteli Oy:n järjestelmä-alihankkijoilla on pääsy rekisteriin. Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joiden hoitoon hänellä on täytynyt työssään pääsy olla. Käyttöoikeudet määrittelee rekisterin vastuuhenkilö yhdessä järjestelmän pääkäyttäjän kanssa. Tiedot on suojattu tahalliselta ja tahattomalta tuhoutumiselta. Tiedostoista otetut varmuuskopiot säilytetään turvallisessa paikassa. Järjestelmän sisäiset tietoyhteydet on toteutettu suljetulla verkolla. Ulkopuoliset yhteydet on suojattu palomuurein. Julkisen verkon kautta rekisteriä käytettäessä tai sinne tietoja syötettäessä, yhteys on suojattu SSL- suojauksella. RJ-Kuntoiluseteli Oy säilyttää henkilötietoja vain sen aikaa kuin niitä kohtuullisesti katsotaan tarvittavan ja säilyttää tiedot sovellettavissa olevien, lakisääteisten ja eettisten ilmoitusvelvollisuutta ja asiakirjojen säilyttämistä koskevien vaatimusten mukaisesti.

Tietojen tarkastusoikeus

Asiakasrekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin merkityt tiedot henkilötietolain 26 §:n mukaisesti. Tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna kirjallisesti Rekisterinpitäjän postiosoitteeseen.

Tietojen korjaaminen

Rekisteriin merkityn on mahdollista täydentää ja korjata hänestä tallennettuja tietoja. Hän voi päivittää omia yhteystietojaan RJ-Kuntoiluseteli oy:n sähköisessä järjestelmässä. Tietojen korjaaminen edellyttää omalle tilille kirjautumista niillä käyttäjätunnuksilla, jotka asiakkaalle on toimitettu. Osa tiedoista (esimerkiksi etunimi sukunimi) ovat vain edunsaajan työnantajan nimeämän pääkäyttäjän muutettavissa, jotta väärinkäytöstapaukset ovat estettävissä eikä edunsaaja voi nimetä hänen etuaan muiden henkilöiden käytettäväksi.

RJ-Kuntoiluseteli Oy ylläpitää halukkaille työnantajille edunsaajaksi ilmoittautumispalvelua. Edunsaajiksi ilmoittautuvat jättävät sinne edun toimittamisen kannalta olennaiset tiedot. Nämä tiedot eivät ole ilmoittautumispalvelussa korjattavissa, sillä tiedot ovat kertaluonteisia eikä niitä säilytetä ilmoittautumispalvelussa työnantajan määrittelemän ilmoittautumisajan päätyttyä, vaan ne tuhotaan.

Edun käyttö edellyttää huolellisuutta

Tyky-maksuväline –etu on haltijalleen henkilökohtainen ja rahanarvoinen etu. Sitä tulee käsitellä huolellisesti. Edunsaaja on vastuussa saamansa edun oikeasta käyttötavasta ja sen huolellisesta säilyttämisestä. Edulla voi maksaa työnantajan määrittämiä henkilökohtaisia palveluita (liikunta, kulttuuri).

Ilmoittautumispalvelua käytettäessä edun toimitustietojen keräämiseen, on edunsaajaksi ilmoittautuva vastuussa oikeiden yhteystietojen antamisesta. Jos henkilökohtainen etu päätyy edunsaajan huolimattomuudesta johtuen etuun oikeuttamattomalle henkilölle, vastaa edunsaaja hänelle koituvasta vahingosta. Ilmitulleissa väärinkäytöstapauksissa voidaan etu evätä.